Canal de denuncias

PROCEDIMIENTO

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CANAL

DEDENUNCIAS

 

CARRER CISCAR S/N. 46529, Canet D En Berenguer (Valencia).

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La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción obliga a todas las empresas con más de 49 trabajadores a implementar uncanal de denunciasinterno, con el objetivo de garantizar la prevención y castigo de la comisión de delitos e infracciones en las empresas en diversas materias.

El Canal de Denuncias se establece no sólo para dar cumplimiento a un requisito legal impuesto, sino para posibilitar que los empleados y tercerospuedan comunicar a la organización incumplimientos de normas, ya sean impuestas por ellegislador como aquellas que de forma voluntaria se ha dado la propia empresa para cumplirconsus principiosyfines.

El ámbito de su aplicación alcanza tanto a los empleados (Órgano de gobierno, dirección,directivos y socios, mandos intermedios, trabajadores, extrabajadores y otros) como a terceros (clientes,proveedores,consultoresexternos, etc.),todos loscuales puedenser denunciantes.

Por la experiencia obtenida, los denunciantes se sienten más cómodos denunciando por canalesinternos, es decir, dentro de la organización donde trabajan. Por ello, los objetivos primordialesde la Directivason:

• Protegerjurídicamenteaaquellaspersonasqueseprestanadenunciarlosincumplimientos y que, como consecuencia de ello, pudieran ser represaliadas de muydiversas formas, como por ejemplo el despido, el cambio de puesto de trabajo, lapérdidadecontratoencaso deser unproveedor, etc.

• Fomentarelusodeestaherramientadecomunicacióna niveleuropeo.

• La denuncia podrá ser anónima o nominativa, pero en ambos casos se trata de unprocedimiento confidencial por parte de las personas que intervengan en el mismo, estandoobligadalaOrganizaciónaprestarleprotecciónjurídicayevitarcualquiertipoderepresalia.

En cuanto a qué debemos entender como infracción, debemos incluir todos aquellosincumplimientos que se produzcan contra de la legalidad y contra las normas internas de laOrganización, es decir, su Código Ético, las Políticas que lo desarrollan y sus procedimientos. Amodo de ejemplo, los casos de corrupción y soborno, conflictos de intereses, fraudes y estafas,medio ambiente, seguridad de los alimentos, manipulaciones contables, acoso y discriminación,violacióndelCódigoÉticoyotras.

 

El denunciante será informado en un plazo máximo de tres meses de la tramitación de ladenuncia, sus avances o incluso su archivo por falta de pruebas. Dicho plazo podrá ampliarse aseismeses cuando las circunstanciasocomplejidaddel casolorequieran.

Anualmente se elaborará un informe sobre los procedimientos de denuncias internas que se hayan producido, siendo accesible su conocimiento a empleados y terceros, y poniéndolo envalorenciclosformativos sobreéticaeintegridad.

Por otra parte, el presente procedimiento protege igualmente los derechos de la personaafectada por la denuncia (el denunciado), como es la reputación y la confidencialidad de suidentidad, así como garantizar sus derechos de defensa, incluido el derecho de acceso alexpediente,elderecho aser oídoyel derechoa latutelajudicial efectiva.

 

ALCANCE

La presente Política será de aplicación a los denunciantes que trabajen en GRUPO FERRIOL AUTOMOCION SL y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contextolaboral,incluyendoa:

 

• Personas que tengan la condición de trabajador conforme al artículo 45 apartado 1 delTratadode Funcionamientode laUniónEuropea, incluidoslosfuncionarios.

• Trabajadoresnoasalariadosenelsentidodelartículo49delTratadodeFuncionamientode la UniónEuropea.

• LossociosypersonaspertenecientesalÓrganodeadministración,Direcciónosupervisióndelaempresa,incluidoslosmiembrosnoejecutivos,asícomolosvoluntariosytrabajadoresenprácticasremuneradosono.

• Cualquierpersonaquetrabajebajolasupervisiónyladireccióndecontratistas,subcontratistasyproveedores.

• Denunciantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infraccionesobtenidasenelmarco deunarelaciónlaboralyafinalizada.

• Denunciantes cuya relación laboral todavía no haya comenzado, si la infracción seobtieneduranteelprocesode seleccióno negociaciónprecontractual.

 

DEFINICIONES

1. Infracciones:lasaccionesuomisionesqueseanilícitasyesténrelacionadasconlassiguientesmaterias:

   1. Contrataciónpública

   2. Servicios,productosymercadosfinancieros,prevencióndeblanqueodecapitalesyfinanciacióndelterrorismo

   3. Seguridadde losproductosy conformidad

   4. Seguridaddeltransporte

   5. Proteccióndelmedioambiente

   6. Protecciónfrentealasradiacionesyseguridadnuclear

   7. Seguridaddelosalimentosylospiensos,sanidadanimalybienestardelosanimales

   8. Saludpública

   9. Proteccióndelosconsumidores

   10. Proteccióndelaprivacidadydelosdatospersonales,yseguridaddelasredesylossistemas deinformación

 

1. Información sobre infracciones: la información, incluidas las sospechas razonables,sobreinfraccionesrealesopotencialesquesehayanproducidoosevayanaproducirenlaorganizaciónenlaquetrabajeohayatrabajadoeldenuncianteoenotraorganizaciónque, por motivo de trabajo, haya estado en contacto el denunciante; y sobre intentosde ocultar tales infracciones

2. Denuncia o denunciar: la comunicación verbal o por escrito de información sobreinfracciones

3. Denunciainterna:lacomunicaciónverbaloporescritodeinformaciónsobreinfraccionesdentro de unaentidadjurídicadelossectoresprivadoso públicos.

4. Denunciaexterna:lacomunicaciónverbaloporescritodeinformaciónsobreinfraccionesantelas autoridades competentes.

5. Revelaciónpúblicaorevelarpúblicamente:lapuestaadisposicióndelpúblicoinformaciónsobreinfracciones.

6. Denunciante: persona física que comunica o revela públicamente información sobreinfraccionesobtenidaenelcontextodesusactividades laborales.

7. Facilitador:personafísicaqueasisteaundenuncianteenelprocesodedenunciaenuncontexto laboral ycuyaasistencia debeserconfidencial.

8. Contexto laboral: las actividades de trabajo presentes o pasadas en el sector público oprivadoatravésdelascuales,laspersonaspuedenobtenerinformaciónsobreinfracciones y en el que estas personas podrían sufrir represalias si comunicaran dichainformación.

9. Persona afectada: persona física o jurídica a la que se haga referencia en la denuncia orevelación pública como la persona a la que se atribuye la infracción o con la que seasocialainfracción

10. Represalia: toda acción u omisión, directa o indirecta, que tenga lugar en un contextolaboral, que esté motivada por una denuncia o revelación pública y que cause o puedacausarperjuicios injustificados al denunciante.

11. Seguimiento: toda acción emprendida por el destinatario de una denuncia o autoridadcompetente a fin de valorar la exactitud de las alegaciones hechas en la denuncia y, ensu caso, resolver la infracción denunciada, incluso a través de investigaciones internas,accionesjudiciales,accionesderecuperacióndefondosoelarchivodelprocedimiento.

12. Respuesta: la información facilitada a los denunciantes sobre las medidas previstas oadoptadasparaseguir ladenuncia ylosmotivosdetal seguimiento

13. Autoridadcompetente:todaautoridadnacionaldesignadapararecibirdenunciasydarrespuestaa los denunciantes, yhacerelseguimiento.

 

PROCEDIMIENTO

Nuestro Canal de Denuncias es seguro, garantizándose la confidencialidad del denunciante yde cualquier tercero que se mencione en la misma, impidiéndose el acceso a personal noautorizado.

El Canal de Denuncias será gestionado por el Delegado de Cumplimiento Normativo, de forma que todas las denuncias se canalizarán para que, de una u otra forma, le lleguena él.

Eldenunciantepodrárealizarladenunciaporlossiguientesmedios,indistintamente:

 

1.- Verbalmente o por escrito mediante comunicación a su superior jerárquico, el cualdeberá levantar un acta de la reunión presencial mantenida con las manifestacionesvertidas firmada por el denunciante, adjuntando los documentos o pruebas en que base sudenuncia,detodolocualdeberá dartrasladoal Delegado deCumplimientoNormativo.

 

2.- Verbalmente o por escrito mediante comunicación directa al Delegado deCumplimientoNormativo.

 

3.-Porcorreoelectrónicoalasiguientedireccióncanaldedenuncias@ grupoferriol.com

 

4.- A través del portal web de GRUPO FERRIOL AUTOMOCION SL www.grupoferriol.com donde consta un buzónenel quese puederealizarla denuncianominativaeincluso anónima.

 

Se adjunta como ANEXO I formulario de denuncia que se encuentra a disposición de cualquier interesado tantoenestaPolíticacomo ennuestrapáginawebpor sifuerade suinterés.

Ladenunciadeberácontenercomomínimolossiguientesdatos:

• Identidaddeldenunciante

• Centrodetrabajoalque pertenece

• Descripcióndeloshechosdenunciados

• Datosdecontacto

• Personaopersonasinvolucradasconloshechosdenunciadossiseconocen

• Siactualmenteloshechossiguenproduciéndose

• Documentosopruebas(ej.:testigos)queacreditenloshechosdenunciados.

 

Una vez producida la denuncia por cualquiera de los medios anteriormente expuestos, seprocederá a entregar un acuse de recibo al denunciante en un plazo de siete días a partir deldíaderecepcióndela denuncia.

 

El Delegado de Cumplimiento Normativo será la persona imparcial competente para seguir diligentemente lasdenuncias, manteniendo contacto con el denunciante, pudiendo pedirle información adicionalsifueranecesario,estandoobligadoeldenuncianteacolaborarenlainvestigación.

 

El Delegado de Cumplimiento Normativo podrá ayudarse de personal del departamento afectado si lo creyeranecesario para realizarunacorrectainvestigacióndela denuncia.

 

El plazo para dar respuesta a la denuncia planteada no podrá ser superior a TRES MESES apartir del acuse de recibo al denunciante, y si no se remitió el acuse de recibo, a tres meses apartirdelvencimientodelplazodesietedías despuésde hacerla denuncia.

 

En el supuesto caso de que la denuncia no fuera respondida en el tiempo anteriormentecitado, el denunciante podrá realizar denuncia externa ante las autoridades competentes.Recibida la denuncia por el Delegado de Cumplimiento Normativo a través de los diversos cauces, examinará lamisma y podrá solicitar más pruebas para su comprobación que una vez terminada dará comoresultado:

 

• Elarchivodeladenunciaporinexistenciadelasinfraccionesoincumplimientosdenunciadosoporfalta depruebasconuninformedeterminación.

• Lacontinuacióndesutramitación,pudiendovalersedepersonaldeotrosdepartamentos,yelaborandouninformedeconclusionescuyocontenido será:

• Identificacióndelaspersonasimplicadas

• Descripcióndeloshechos

• Pruebasy acreditaciónde losmismos

• Comunicaciónalapersonaafectadaparaqueejercitesuderechodedefensaycontradicción

• Conclusiones

• ElinformedeconclusionesseráremitidoalresponsabledeRRHHyalaDirección para procedan a imponer las medidas correctivas y sancionadoras queestimenconvenientesconforme alsistemadisciplinario de laorganización.

 

Acceda AQUÍ a nuestro formulario de desistimiento

 

 

DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL DENUNCIANTE

El Delegado de Cumplimiento Normativo y resto de personas que intervengan en la denuncia tienen el deber deconfidencialidad, sin que puedan facilitar la identidad del denunciante a ninguna otra personasalvo que sea necesario comunicarlo a las autoridades judiciales o administrativas o por queseanautorizados porel propiodenuncianteexpresamente.

 

Excepcionalmente, sólo podrá revelarse la identificación del denunciante cuando unaobligación impuesta por el Derecho, como por ejemplo la salvaguarda del derecho de defensade la persona afectada o denunciada. En este caso, el denunciante deberá ser previamenteinformado con una explicación de los motivos por los que se ha revelado su identidad comodato confidencial.

 

En cuanto a las medidas de protección que esta Política establece a favor de los denunciantes,se prohíbe:

• Suspender,despedir,destituiromedidasequivalentes

• Degradarodenegarascensos

• Cambiardepuestodetrabajo,deubicacióndelugardetrabajo,reduccióndesalarioocambiodehorariodetrabajo

• Denegarformación

• Hacerreferenciasnegativasconrespectoasusresultadoslaborales

• Imponercualquiertipodemedidadisciplinaria

• Coaccionar,intimidar,acosaruostracismo

• Discriminación,otratodesfavorableoinjusto

• Noconversióndeuncontratodetrabajotemporalenunoindefinidoencasodetenerexpectativas paraello

• Norenovaciónoterminaciónanticipadadeuncontratotemporal

• Daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, o pérdidaseconómicas, incluida la pérdida de negocio y de ingresos (caso de proveedoresdenunciantes,ocontratistas, etc.)

• Terminaciónanticipadaoanulaciónde contratosdebienesoservicios

• Anulaciónde unalicenciaopermiso

 

Todas las personas descritas en el apartado 2 de esta Política tienen la obligación de comunicarlosincumplimientos einfraccionesdelapartado3letraa).Elincumplimientodeestaobligaciónpuedesersancionadoporla organización.

Este procedimiento no protegerá a aquellas personas que denuncien malintencionadamenteconelfindecausar unperjuicioinjusto.

 

PROTECCION DE DATOS

La organización establece un registro de todas lasdenuncias recibidas, las cuales deberán ser conservadas durante el periodo que sea necesarioy proporcionado.

 

El acceso a los datos contenidos en estos procedimientos quedará limitado exclusivamente aquienes desarrollan las funciones de control interno y cumplimiento (Delegado de Cumplimiento Normativo), a los departamentos que por razón de la materia sea necesario que intervenga en la investigación yal responsable del departamento de RRHH y a la Dirección cuando la finalización delexpediente conlleveuna sanción.

 

Una vez transcurridos los tres meses desde la iniciación de la denuncia, deberá procederse a susupresión del sistema, con la excepción que permite conservarlos para dejar evidencia delfuncionamientodelmodelo de prevenciónde lacomisiónde delitos porlaorganización.

Transcurrido ese plazo, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano al quecorresponda la investigación de los hechos denunciados, pero no podrán conservarse en elpropio sistema deinformación dedenuncias.

 

Aquellas denuncias a las que no se les haya dado curso, solamente podrán constar de formaanonimizada.

Los titulares de los datos personales deben ser informados tanto de la existencia del canal dedenuncias, como del tratamiento de sus datos personales en relación con cualquier denunciaenla queseveaninvolucrados.

 

Dicha información se facilita en dos fases:

 

• Una primera fase,dondesedebeinformarsobrelaimplantacióndelcanaldedenuncias,lafinalidaddeltratamientode datosrelacionadoconestesistemade denuncias.

• Una segunda fase, en el momento en el que se recibe la denuncia, se deberá informardeelloacadaunodelosafectados:denunciante,denunciado,testigos,tercerosafectados,etc.Elresponsabledeberáinformaraestosafectadosdesdeel mismomomento en el que se obtengan los datos, sobre los fines del tratamiento y a qué sedestinan esos datos personales. Cuando los datos los facilite un tercero que ha puestola denuncia, la comunicación al afectado conforme al artículo 14.3 del ReglamentoEuropeo 679/2016 y la LOPDGDD 3/2018, en el plazo de un mes, y en todo caso en un plazo máximo de tres meses que es plazo previsto para dar respuesta ala denuncia planteada.

 

El departamento de Protección de Datos y de Delegado de Cumplimiento Normativo implantará las medidas técnicas yorganizativas suficientes para preservar la confidencialidad de los datos tratados en estefichero deDENUNCIAS.

El denunciado tiene los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, y limitación sin que ello implique revelarla identidaddel denunciante.

 

FORMACION Y COMUNICACIÓN

La presente Política se comunicará a las personas que les es de aplicación:

1. EnelContrato de Trabajo y las Funciones y Obligaciones del Personal con acceso a Datos y Compromiso de Confidencialidadqueseentregaalasnuevasincorporacionesdeplantilla

2. MedianteelenvíodeuncorreoelectrónicoacompañadodecopiadelpresenteProcedimiento einformando que se encuentradisponible.

3. EnlawebdeGRUPO FERRIOL AUTOMOCION SL parainformaraloscolaboradoresyempresasexternasquemantienenrelaciónconGRUPO FERRIOL AUTOMOCION SL

4. Por cualquier otro medio que se pueda transmitir a un afectado, y/o a su requerimiento o solicitud

 

 

APROBACION,ENTRADA EN VIGOR Y REVISION

El órgano de gobierno de GRUPO FERRIOL AUTOMOCION SL ha aprobado el presente procedimiento de CanaldeDenuncias.

El procedimiento de Canal de Denuncias entrará en vigor el día siguiente a su publicación en la intranet de GRUPO FERRIOL AUTOMOCION SL y su página web, teniendo efectos vinculantes para todos losafectadosdesdeesa fecha.

El presente procedimiento será revisado anualmente.